Changer d’ERP commence bien avant l’import d’un fichier. Pour une entreprise qui travaille entre Ouagadougou, Abidjan et plusieurs partenaires, le premier travail consiste à rendre les données compréhensibles et vérifiables par les personnes qui les utilisent.
1. Décider ce qui doit être repris
Séparez les données nécessaires au démarrage des informations conservées pour consultation : clients actifs, fournisseurs, articles, stocks, commandes en cours et soldes ne répondent pas au même besoin qu’un historique ancien.
Pour chaque ensemble, désignez une personne responsable, une source de référence et une règle de validation. Une colonne « vérifié par » dans le fichier de préparation est souvent plus utile qu’un nouvel export dont personne ne connaît l’origine.
2. Clarifier les références et les unités
Un même article peut être appelé différemment à la caisse, dans l’entrepôt et chez le fournisseur. Rassemblez ces appellations autour d’une référence stable. Faites de même pour les conditionnements : pièce, boîte et carton doivent avoir un sens explicite pour toutes les équipes.
Pour les partenaires, distinguez la raison sociale, le nom commercial, le pays et les coordonnées utiles. Conservez les indicatifs téléphoniques et vérifiez les caractères accentués. Ne demandez pas au logiciel de deviner ce que signifie une cellule vide.
3. Écrire les règles de format
Fixez une convention pour les dates, les séparateurs décimaux et les devises. Si vos fichiers emploient la mention « FCFA », précisez la devise attendue dans le système et vérifiez les documents d’origine. Pour les opérations dans plusieurs devises, conservez les montants et les références nécessaires au rapprochement.
Ces choix doivent être validés avec les responsables concernés, notamment la comptabilité. Une migration technique ne remplace pas leur validation des soldes et des traitements applicables.
4. Tester un échantillon représentatif
Choisissez des cas simples et des cas difficiles : un client ayant plusieurs adresses, un article vendu sous plusieurs conditionnements, une commande partiellement livrée. L’objectif n’est pas seulement de charger les lignes, mais de vérifier que les équipes peuvent poursuivre le travail.
Dans Odoo, les identifiants externes permettent de relier les enregistrements et de retrouver les données lors d’une mise à jour. L’outil d’import propose aussi un test du fichier avant l’import effectif. Ces contrôles techniques ne suffisent pas à valider les résultats métiers. Consultez la documentation officielle Odoo sur l’import et l’export, puis vérifiez les fonctions de votre version.
5. Préparer le rapprochement et la bascule
Définissez à l’avance ce qui sera comparé entre l’ancien et le nouveau système : stocks par emplacement, commandes ouvertes, créances, dettes et autres éléments retenus dans le périmètre. Notez les écarts, leur explication et la personne qui valide leur traitement.
Prévoyez également qui peut encore modifier l’ancien système, à quel moment les derniers changements seront repris et comment revenir en arrière si les contrôles ne passent pas. Une date de démarrage ne doit pas remplacer les critères de validation.
Le document à préparer avant le premier atelier
- La liste des fichiers et de leurs responsables.
- Le périmètre à reprendre et l’historique à consulter.
- Les références, unités, formats et devises retenus.
- Un échantillon de cas représentatifs.
- Les contrôles attendus et les personnes habilitées à les valider.
Ce travail donne une base concrète à la discussion avec votre intégrateur et permet de chiffrer la migration à partir de données examinées.
